Salt la conținut
R&D COPILOT
ENHai să vorbim

RDCopilot · Fluxuri pentru documente

Fiecare câmp, legat de pagina lui.

PDF-urile, scanările și anexele din e-mail devin înregistrări pe care ERP-ul sau contabilitatea le pot folosi. Fiecare valoare păstrează un marcaj pe pagina din care provine, este verificată după regulile tale și ajunge la un om când e incertă.

Trimite trei documente exemplu Vezi cum circulă un document

Implementare unică + licență lunară · Găzduire în UE · Suport în română și engleză

DOC-0142 · PDF · 1 pagină · primit 09:41Previzualizare
Câmpuri extrase din factura FE-0142, cu pagina sursă și statusul. Date exemplu.
CâmpValoareSursăStatus
Furnizor Furnizor Exemplu SRL p. 1 Verificat
Nr. factură FE-0142 p. 1 Verificat
Data 03.09.2026 p. 1 Verificat
CUI RO00000000 p. 1 Verificat
Scadență 03.10.2026 p. 1 Verificat
Fără TVA 2.512,00 p. 1 · tabel Verificat
TVA 527,52 p. 1 Verificat
Total 3.039,52 RON p. 1 Verificat
IBAN RO00 EXMP… 0000 p. 1 De verificat

8 verificate · 1 de verificat

+4 câmpuri verificate în plus: CUI, scadență, fără TVA, TVA

Următorul pas: verificare (1 câmp) — IBAN-ul nu există în nomenclator

Date exemplu — furnizor și valori fictive. Fiecare marcaj de pe pagină duce la câmpul extras din el. Exemplu: o factură în format românesc; formatele din alte țări se evaluează pe exemplele tale.

Citește

  • Facturi de la furnizori
  • Bonuri și chitanțe
  • Avize de însoțire
  • Comenzi de achiziție
  • Contracte
  • Extrase de cont
  • Formulare HR
  • Fișe tehnice

Trimite în

  • RDCopilot ERP
  • RDCopilot Contabilitate
  • fluxul e-Factura
  • ERP-ul sau programul tău de contabilitate
  • Bază de date
  • Sistem de management al documentelor
  • Folder partajat
  • Webhook / API

Acoperirea documentelor se evaluează pe exemplele tale înainte de orice angajament.

De la hârtie la date

Un document, cinci pași, nimic ascuns.

Fiecare document urmează același traseu. Vezi unde se află, ce s-a citit, ce s-a verificat și cine a aprobat.

Pasul 01 / 05

Fiecare fișier e înregistrat înainte de citire.

PDF-urile, scanările și anexele intră pe canalul stabilit la implementare, de exemplu o adresă de e-mail dedicată, un ecran de încărcare sau un folder partajat. Fiecare fișier este înregistrat cu familia lui de documente înainte de citire.

Primire · aziDate exemplu
Fișiere primite cu sursa, familia de documente și statusul. Date exemplu.
OraSursă · fișierFamilieStatus
09:41FE-0142.pdfFurnizor exemplu (e-mail)Factură furnizorCitit
09:43scan_aviz_0917.jpgîncărcareAviz de însoțireSe pregătește
09:47contract-cadru.pdfcontracte@ContractÎn așteptare
09:52comanda_0388.pdfîncărcareComandă de achizițieCitit

Familia vine din regula de primire stabilită la implementare (o adresă sau un folder pe familie).

Verificare umană a excepțiilor

Sistemul spune când nu e sigur.

Extragerea nu este considerată finală din oficiu. Fiecare câmp are un status, motivul lui și pagina din care provine. Echipa lucrează o coadă scurtă de verificare în loc să reintroducă totul și decide ce poate trece fără verificare pe măsură ce se adună dovezi.

  • VerificatCitit clar și trecut de toate regulile.
  • De verificatCitit, dar o regulă sau citirea e incertă.
  • LipsăAșteptat pe acest tip de document și negăsit.
Coadă de verificare · 4Date exemplu
Coadă de verificare. Date exemplu.
DocumentCâmpuri de verificatMotivÎn așteptare din
FE-0142Factură1 câmpIBAN-ul nu există în nomenclator09:41
AV-0917Aviz1 câmpCantitate ilizibilă (ștampilă peste text)09:43
EXT-09Extras de cont0 câmpuri—Gata de export
CTR-031Contract1 câmpData de încheiere apare într-o anexă10:02

Familii de documente

Construit în jurul documentelor pe care le primești.

Fiecare implementare pornește de la exemplele tale. Acestea sunt familiile de documente pe care le pregătim cel mai des. Fiecare primește propriile câmpuri, reguli și pași de verificare.

  • Furnizori și plăți

    Facturi de la furnizori

    furnizor, CUI, număr, dată, scadență, linii, TVA, total, IBAN

    Totaluri corecte, fără duplicat

  • Furnizori și plăți

    Bonuri și chitanțe

    comerciant, CIF, dată, sumă, TVA, metodă de plată

    Suma corespunde decontului

  • Logistică

    Avize de însoțire

    expeditor, destinatar, produse, cantități, mijloc de transport, dată

    Cantitățile corespund comenzii

  • Logistică

    Comenzi de achiziție

    cumpărător, nr. comandă, produse, prețuri, termen de livrare

    Prețurile corespund listei agreate

  • Back office

    Contracte

    părți, date, valoare, durată, preaviz, anexe

    Clauză găsită, cu pagina indicată

  • Furnizori și plăți

    Extrase de cont

    cont, perioadă, sold inițial și final, tranzacții

    Soldurile se leagă

  • HR

    Formulare HR

    angajat, tip formular, date, casete de semnătură

    Câmpuri obligatorii și casete de semnătură completate

  • Back office

    Fișe tehnice

    produs, cod, parametri, unități, revizie

    Unități și revizie preluate

Nu e pe listă? Trimite un exemplu. Acoperirea se evaluează pe fiecare familie de documente, pe fișierele tale. Trimite un exemplu

Pe echipe

Echipa ta, documentele tale.

Același flux, configurat în jurul procesului pe care fiecare echipă îl are deja.

Documente primite

Facturi de la furnizori, bonuri și chitanțe

Verificări

Totaluri corecte, fără duplicat, furnizor în nomenclator

Ajunge în

RDCopilot Contabilitate, ERP sau programul tău de contabilitate

Furnizori și plăți

Documente primite

Facturi de la furnizori, bonuri și chitanțe

Verificări

Totaluri corecte, fără duplicat, furnizor în nomenclator

Ajunge în

RDCopilot Contabilitate, ERP sau programul tău de contabilitate

Logistică și recepție

Documente primite

Avize de însoțire, comenzi de achiziție

Verificări

Cantitățile corespund comenzii, prețurile corespund listei agreate

Ajunge în

RDCopilot ERP sau ERP-ul tău

Resurse umane și dosare de personal

Documente primite

Formulare HR

Verificări

Câmpuri obligatorii și casete de semnătură completate; procesare locală

Ajunge în

Sistemul tău de HR sau de documente

Contracte și back office

Documente primite

Contracte, fișe tehnice

Verificări

Clauză găsită, cu pagina indicată; unități și revizie preluate

Ajunge în

Sistemul de documente sau Spațiul AI privat

Procesare după categoria datelor

Tu decizi unde se citește fiecare tip de document.

Nu orice document ar trebui să iasă din infrastructura ta. Clasificăm familiile de documente după sensibilitate și alegem traseul de procesare pentru fiecare, de comun acord, consemnat în implementare.

Traseul A

Procesare locală

Modelele și OCR-ul rulează pe serverul tău sau într-un mediu privat configurat cu Spațiul AI privat. Potrivit pentru dosare de personal, contracte, orice conține date personale sau confidențiale.

Traseul B

Procesare prin API aprobat

Pentru documente cu risc redus, un furnizor extern de modele autorizat de tine în scris, pe baza unui acord de prelucrare a datelor, când citește mai bine machetele dificile. Folosit doar pentru categoriile de date pe care le aprobi.

Categorii de date și traseeExemplu
Clasificare exemplu a categoriilor de date și a traseelor de procesare.
Categoria datelorDocumente exempluTraseu
Date personaleFormulare HR, acte de identitateLocal
Comercial confidențialContracte, liste de prețuriLocal
UzualFacturi, avizeLocal sau API aprobat
Public sau risc redusFișe tehniceAPI aprobat permis

Clasificare exemplu. A ta se stabilește la implementare.

Fișă de evaluare exempluDate exemplu
Metode de extragere comparate câmp cu câmp cu valorile de referință. Date exemplu.
CâmpValoarea ta de referințăA · localB · API aprobat
FurnizorFurnizor Exemplu SRLCorespundeCorespunde
CUIRO00000000CorespundeCorespunde
Nr. facturăFE-0142CorespundeCorespunde
Data03.09.2026CorespundeDiferăzi și lună inversate
Total3.039,52 RONCorespundeCorespunde
IBANRO00 EXMP… 0000Diferăun caracter citit greșitCorespunde

+2 câmpuri comparate în plus, ambele corecte: CUI, nr. factură

Înainte de alegere, comparăm metodele de extragere pe exemplele tale și îți arătăm rezultatele câmp cu câmp.

Trasabilitate

Fiecare câmp își păstrează pagina.

Și după luni de zile, oricine poate deschide o înregistrare și vedea de unde provine fiecare valoare, cine a modificat-o și ce a răspuns sistemul destinație. Scrierile respinse se investighează din înregistrare, fără a reverifica documentul.

DOC-0142 · istoricDate exemplu
  1. Primit pe e-mail de la un furnizor exemplu
  2. Pagini pregătite · OCR aplicat pe 1 pagină
  3. 9 câmpuri extrase · 3 linii
  4. 5 verificări trecute · 1 de verificat (IBAN)
  5. IBAN confirmat de A. Popescu · notă adăugată
  6. Variantă aprobată · mapare v3
  7. Exportat în RDCopilot ERP · acceptat · ERP-PI-2026-0917

  • Valorile aprobate sunt fixate într-o variantă; modificările ulterioare creează o versiune nouă.

  • Un export repetat nu creează niciodată a doua factură.

  • Fișierele sursă se păstrează pe perioada de retenție stabilită de tine, în acord cu termenele legale de arhivare.

Funcționează cu restul RDCopilot

Datele aprobate ajung unde continuă munca.

Fluxuri pentru documente este poarta de intrare. Înregistrările aprobate alimentează produsele RDCopilot pe care echipa le folosește deja sau propriile sisteme, printr-un contract de import agreat.

Parte din RDCopilotOS: ERP, operațiuni, CRM, contabilitate, HR, AI și altele →

Cum începem

Începi cu documentele tale, nu cu o promisiune.

Măsurăm ce funcționează pe fișierele tale înainte de orice punere în funcțiune.

  1. 01

    Documente reprezentative

    Trimiți 10–20 de exemple reale pentru fiecare familie de documente, inclusiv pe cele dificile.

  2. 02

    Pregătirea paginilor

    Verificăm calitatea scanărilor, straturile de text și machetele și stabilim câmpurile și regulile.

  3. 03

    Compararea metodelor

    Extragerea locală și cea prin API aprobat sunt comparate câmp cu câmp cu valorile tale de referință.

  4. 04

    Verificarea câmpurilor și surselor

    Echipa lucrează în ecranul de verificare pe documente reale și ne spune ce trebuie schimbat.

  5. 05

    Exportul înregistrărilor aprobate

    Conectăm destinația, stabilim maparea importului și pornim pe fiecare familie de documente.

Ce primești

  • O schemă de extragere pentru fiecare familie de documente: câmpuri, reguli, statusuri.
  • Ecranul de verificare, cu paginile sursă alături.
  • Conectorul de export și maparea importului, documentată.
  • O fișă de evaluare pe exemplele tale, câmp cu câmp.
  • Jurnal de audit și setări de retenție.
  • Instruirea celor care verifică și predare în română sau engleză.

Modelul de preț

Implementare pe tip de document, apoi o licență lunară.

Nu avem listă publică de prețuri: oferta urmează familiile de documente și destinațiile tale, iar tu o aprobi înainte de începerea lucrului.

Structura ofertei · Document WorkflowsOfertă după exemple

Partea 1

Implementare unică

Analiza documentelor, schema de extragere, regulile de validare, ecranul de verificare, conectorul de export și instruirea echipei. Preț pe familie de documente și pe destinație, aprobat de tine înainte de începerea lucrului.

Partea 2

Licență lunară

Procesare, spațiul de verificare, găzduire în UE, backup, actualizări funcționale, de securitate și legislative și suport în română sau engleză. Dimensionată după familiile de documente și volumul lunar de pagini, stabilite în ofertă.

Dezvoltările suplimentare se facturează doar pe estimări aprobate în scris. Livrare ca SaaS în UE, în cloud-ul tău sau pe serverele proprii.

Cere o ofertă pentru implementare și licență

Date și control

Datele tale, sub control.

Fapte simple despre unde stau documentele și cine are acces la ele. Autentificarea se face cu contul RDCopilot.

  • Găzduire în UE. În UE sau pe serverele tale.

  • Procesare după categoria datelor. Familiile sensibile rămân locale.

  • Roluri. Cine încarcă, verifică, aprobă și exportă se stabilește pe echipă.

  • Jurnal de audit. Fiecare citire, modificare, aprobare și export este înregistrat.

  • Retenție. Stabilești cât timp se păstrează fișierele sursă și datele extrase, în acord cu termenele legale de arhivare.

  • Fără corecturi tăcute. Exportul nu inventează o valoare lipsă; câmpul revine la verificare.

FAQ

Înainte să trimiți primul fișier.

Citește ghidurile: transferul datelor aprobate în ERP · Preluarea facturilor fără excepții ascunse

Documente și acuratețe

Cât de exactă este extragerea?

Depinde de documentele tale, așa că o măsurăm pe ele. La implementare comparăm metodele pe 10–20 de exemple pentru fiecare familie de documente și arătăm rezultatul câmp cu câmp. Câmpurile care nu sunt suficient de sigure merg la verificare, nu la export.

Poate citi scanări slabe, fotografii cu telefonul sau scris de mână?

Scanările și fotografiile sunt pregătite întâi: rotite, îndreptate, trecute prin OCR. Calitatea slabă scade certitudinea, așa că acele câmpuri sunt marcate „De verificat”, nu ghicite. Scrisul de mână se evaluează de la caz la caz, pe exemplele tale.

Verificare și control

Mai avem nevoie de oameni care să verifice documentele?

Da, pentru ce sistemul nu știe sigur. Echipa verifică doar câmpurile semnalate, cu pagina sursă alături, nu fiecare document. Pe măsură ce se adună dovezi, decizi ce verificări pot trece fără intervenție.

Ce se întâmplă dacă ERP-ul respinge un export?

Înregistrarea păstrează răspunsul destinației și motivul. Câmpul respectiv revine la persoana potrivită; documentul nu se reverifică de la zero, iar reîncercarea nu creează duplicate.

Integrări

În ce sisteme pot ajunge înregistrările aprobate?

Direct în RDCopilot ERP, Contabilitate și celelalte produse din suită. În ERP-ul, programul de contabilitate, baza de date sau sistemul de documente propriu, printr-o mapare agreată, API, webhook sau import de fișiere.

Cum intră documentele?

Pe canalul stabilit la implementare, de exemplu o adresă de e-mail dedicată, un ecran de încărcare sau un folder partajat. Dacă un fișier conține mai multe documente, separarea lui în documente distincte se configurează la implementare și se testează pe exemplele tale.

Date, găzduire și preț

Documentele noastre ies din infrastructura noastră?

Doar dacă ești de acord. Fiecare familie de documente primește un traseu de procesare după categoria datelor: procesare locală, pe serverul tău sau într-un mediu privat configurat cu Spațiul AI privat, ori un furnizor extern de modele autorizat de tine în scris, doar pentru documentele cu risc redus.

Cum se stabilește prețul?

O implementare unică, cu preț pe familie de documente și destinație, plus o licență lunară dimensionată după volumul de pagini, care include găzduirea în UE, backupul, actualizările și suportul în română sau engleză. Primești o ofertă scrisă după ce vedem exemplele tale.

Trimite-ne trei documente exemplu.

Pentru o primă privire ajung trei: alege documentele pe care echipa le reintroduce cel mai des, inclusiv o scanare dificilă. Elimină ce nu poți partaja. Dacă ai nevoie de un acord de confidențialitate înainte de trimitere, spune-ne în mesaj.

Ce urmează

  1. Îți răspundem ca să stabilim cum ne transmiți fișierele în siguranță.
  2. Le trecem prin pregătire și extragere și îți trimitem ce s-a citit, câmp cu câmp, cu pagina pentru fiecare valoare.
  3. Discutăm rezultatele într-un apel. Pentru implementare măsurăm apoi pe 10–20 de exemple pentru fiecare tip de document și îți propunem în scris implementarea și licența.
Trimite trei exemple Programează o discuție

Preferi să vorbim întâi? Scrie-ne în română sau engleză.

Produse conectate

Un singur fir, de la primul contact la ultimul raport.

Fiecare produs RDCopilot funcționează singur și face mai mult alături de celelalte. O cerere din campanie ajunge în CRM, oportunitatea câștigată devine comandă în ERP, recepția actualizează stocul, factura pleacă în e-Factura, iar datele HR alimentează salarizarea. Citirile și alertele senzorilor ajung în aceleași tablouri de bord. Rapoartele și asistentul AI citesc din sursa corectă, iar aplicațiile mobile și platforma eLearning duc munca pe teren și la oameni.

  1. MarketingAtrage și califică cererile
  2. CRMUrmărește fiecare client și oportunitate
  3. ERP, stocuri și POSExecută comanda
  4. Contabilitate și fiscale-Factura, e-TVA, e-Transport, declarații
  5. HR, salarii și REGESOamenii și evidențele lor
  6. Monitorizare IoTSenzori, citiri și alerte
  7. Rapoarte și AIDecizii cu sursa la vedere · include Fluxuri pentru documente
  8. Aplicații mobileFluxul de lucru pe teren
  9. eLearningInstruire pentru echipă și clienți

Începi cu un modul. Adaugi altele când ai nevoie, în aceleași condiții.